Vaak gebruikte methodieken bij aanbestedingsprocedures

Vaak gebruikte methodieken bij aanbestedingsprocedures

Binnen Europese en nationale aanbestedingsprocedures zijn er meerdere methodieken die u als aanbestedende dienst kunt gebruiken om uw opdracht zo succesvol mogelijk te laten eindigen. Deze methodieken komen uiteraard niet in de plaats van de officiële procedure en het plaatsen van uw aanbestedingsdocument op Tenderned of op Aanbestedingskalender, maar geven u handvatten om het proces in te richten.

 

Categoriemanagement

Bij categoriemanagement worden inkoop en kennis binnen en tussen organisaties gebundeld om gezamenlijk diensten en producten die verdeeld zijn in categorieën in te laten kopen door een categoriemanager. Elke categoriemanager is specialist op zijn eigen categorie, beheert de gehele levenscyclus van het product of de dienst en evalueert contracten. Categorieën zijn met elkaar samenhangende goederen en/of diensten en worden speciaal benoemd als categorie. Enkele voorbeelden van categorieën zijn catering, dataverbindingen en drukwerk.

Door kennis en ervaring te bundelen maakt categoriemanagement het inkoopproces efficiënter en flexibeler. Het groot inkopen van producten en diensten zorgt voor slim samenwerking en voor kostenreducering. Ook voor leveranciers biedt categoriemanagement voordelen: die hebben te maken met maar één aanbestedingsbeleid en hebben altijd een vaste contactpersoon.

 

Best Value Procurement

Bij Best Value Procurement staat de kwaliteit van de opdracht voorop en stelt de opdrachtgever juist minder eisen om de kwaliteit te garanderen. Bij het beoordelen van inschrijvingen ligt de nadruk op kwaliteit (minimaal 75% van de beoordeling), waardoor de echte experts op het gebied vanzelf komen bovendrijven. De inschrijvers maken een risicodossier en een kansendossier om hun kennis en ervaring te onderbouwen en om de risico’s en kansen voor de opdrachtgever te optimaliseren. Tijdens de beoordelingsfase interviewt u als inkoper ook belangrijke functionarissen van de inschrijvers. Zo verifieert u of alles wat beloofd is in de documenten ook daadwerkelijk waargemaakt kan worden. Voordat het werk kan beginnen, volgt eerst nog een concretiseringsfase, waarin de opdracht verder uitgewerkt wordt en beloofde resultaten meetbaar gemaakt worden. Doordat er zoveel tijd en energie is gestoken in de voorbereiding ligt er nu een uitgewerkt plan voor het werk en weten beide kanten waar ze aan toe zijn.

Aanbestedingen

 

Bestuurlijk aanbesteden

Bestuurlijk aanbesteden wordt als methodiek vooral gebruikt bij zorg- en welzijnscontracten, waarin beide partijen van elkaar afhankelijk zijn. Hierbij gaat het altijd om langdurige contracten met een mogelijkheid tot stilzwijgende verlenging. Dit zorgt ervoor dat beide partijen investeren in de relatie en verzekert een continue dienstverlening en een langdurige leercurve. Kern bij bestuurlijk aanbesteden is de onderhandeling tussen wensen en eisen enerzijds en mogelijkheden anderzijds. Dit onderhandelen gebeurt tijdens de voorbereiding over de selectie- en gunningscriteria, prijs en monitoring. Tijdens het uitvoeren van de overeenkomst gaat het onderhandelen door, omdat beide partijen altijd wijzigingen kunnen voorstellen op de overeenkomst.

 

Prestatiemeten of past performance

Prestatiemeten wordt met name bij Rijkswaterstaat uitgevoerd en bestaat eruit dat de opdrachtgever gedurende de uitvoering van het werk regelmatig metingen houdt om te monitoren of de opdrachtnemer zich nog aan de eisen van het aanbestedingsdocument houdt. Na elke meting volgt een score van 1 tot 10, die vervolgens wordt gebruikt om de kwaliteit gedurende de rest van het werk te verbeteren. De scores worden ook gebruikt als selectiecriterium bij toekomstige opdrachten. Belangrijk hierbij is dat het meetproces transparant, eenduidig en gestandaardiseerd is.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *